5. A költségvetés megtervezése és számszerűsítése

Kedves Barátom!

Az előző egységben lehetőséged volt kialakítani egy egyszerűbb projekttervet, egyelőre a különböző ösztöndíj programok és egyéb programok egyedi sablonjainak és szabályainak felhasználása nélkül. Ha még emlékszel a projekt terv fő részeire, egy rész még hiányzik, a pénzügyi. Ebben az egységben általánosságban bemutatjuk a projekt költségvetés alapjait és a legfontosabb szempontjait. Ha túl részletesnek tűnik ez a fejezet, átugorhatod ezt a részt, mivel az első változatot úgyis el kell majd készítened. A költségvetési terv szerepe eltérő lehet olyan ösztöndíjak esetében, amelyek nem kínálnak költségvetési sablont, a táblázataidat pedig közvetlenül is fel tudod használni egy valós jelentkezés során olyan ösztöndíjprogramok esetében, ahol pontosan meghatározott, on-line sablon szerint kell dolgoznod.

Mire ennek az egységnek a végére érsz:

  • sorra vetted a költségvetés főbb jellemzőit;
  • meghatároztad a költségvetésed tételeinek fajtáit;
  • kijelölted az egyes tételek felső határát;
  • elsajátítottad a költségvetés tervezésének szabályait;
  • megismerted a költségvetés készítésének sablonjait és kiegészítő dokumentumait;
  • összegyűjtötted a megtervezett pályázat nyers adatait;
  • letöltötted a speciális sablonokat és igazoló dokumentumokat, mellyek segítségével megtervezheted a pályázat költségvetését;
  • elkészítetted a költségvetés első vázlatát;
  • megbeszélted a költségvetésed vázlatát mentoroddal vagy kollégáiddal.

Ennek az egységnek a befejezésére 90 percet szánhatsz.

A költségvetésnek általában két oldala van: bevétel és kiadás. Ebben az egységben konkrét ösztöndíj támogatások nélkül, általánosságban tárgyaljuk a projekteket, így a költségvetésről szóló fejezetben nem részletezzük a bevételi oldalt, csak a kiadásokat. Már a mobilitási program során is szert tehetünk bevételre, ám ezt a legtöbb ösztöndíj program nem teszi lehetővé. Amint kiválasztottad az adott programot, a költségvetésed bevételi oldalára érdemes koncentrálnod: az erre vonatkozó szabályokra, korlátozásokra, adminisztratív teendőkre.

1. Kiadások

Ebben a stádiumban elég széles a skála, ezért kezdjük néhány általános kérdéssel:

A költségvetés pénzneme

Elképzelhető, hogy különböző pénznemekben keletkeznek a kiadások, a költségvetés kalkulációját mégis érdemes egy pénznemben elkészíteni, egységesen. Az európai környezetben az Euro a legkézenfekvőbb választás, ám a legtöbb mobilitási terv általában USD-ban (amerikai dollárban) számol. A számítás alapját mindig a pályázatot kiíró szervezet határozza meg. (A hivatalos árfolyam átváltó kalkulátort ezen a linken találod meg: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/index_en.cfm)

Önrész

Néhány ösztöndíj program nem nyújt teljeskörű fedezetet, így a költségvetés egy részét, vagy bizonyos százalékát egy harmadik fél fedezi (például lehet ez a résztvevő, vagy a szervező intézmény). Ebben a tervezési szakaszban azt javasoljuk, hogy minden felmerülő kiadást kalkulálj bele a költségvetési tervbe.

Elszámolható költségek

Fontos, hogy tisztában légy azzal, mely költségek elszámolhatók és melyek nem. Az ösztöndíj kiírások jellemzően megadják a elszámolható kiadásokat és azokat, amelyek nem elszámolhatóak. A mobilitási programokban az olyan nagyobb léptékű kiadások, mint például az alkalmazottak bére, utazási és tartózkodási költségek általában elszámolhatók, de mielőtt döntést hozol, érdemes ellenőrizni a feltételeket.

Közvetlen költségek

A legtöbb kiadás közvetlen lesz, mint például az utazási költségek vagy a szállás díja. A közvetlen költségek lehetnek valós kiadások (dokumentumokkal igazolt, elszámolható kiadás), egységköltség, vagy átalánydíjas (egyfajta kiadásra kalkulált támogatási összeg/fő).

Közvetett költségek

Felmerülhetnek bizonyos kiadások, melyek nem kötődnek szoros értelemben véve a mobilitási programhoz, mint például kommunikációs kiadások, sokszorosítási, ügyintézési, adminisztratív költségek. Ezek a kiadások jellemzően az összes kiadásnak igen kis részét teszik ki (3-10%). Javasoljuk, hogy ilyen közvetett kiadásokat is tervezz bele a költségvetésedbe, mert egyes mobilitást támogató ösztöndíjak a résztvevő vagy az intézmény ilyen jellegű költségeit is megtérítik.

Hozzáadott érték adó (Magyarországon általános forgalmi adó azaz ÁFA)

Európában a legtöbb szolgáltatás (számla) hozzáadott érték adó köteles, intézmények ezt általában vissza tudják igényelni, noha alapvetően az ÁFA nem visszaigényelhető. Fontos eldöntened, hogy hogyan fogod a költségvetésed kalkulációját elkészíteni: nettó árakkal ÁFA nélkül, vagy a bruttó árakkal, belekalkulálva az ÁFA-t. Azt javasoljuk, hogy bruttó árakkal kalkulálj úgy, hogy az ÁFA-t is külön vezeted, így könnyű lesz kalkulálnod mindkét elszámolási módban.

2. A mobilitási költségvetés tételei

Az eddigiek viszonylag általánosan írták le a költségvetés jellemzőit, ezek a legtöbb ösztöndíjprogramra alkalmazhatóak. Lássuk, milyen jellegű kulcskiadások lehetnek a mobilitási ösztöndíj programban:

Irányítás/Szervezés

Ebbe a tételbe lehet a projekt tervezésében és fejlesztésében, a toborzásban és a szervezésben résztvevő személy vagy személyek munkadíját belekalkulálni, valamint a projekt teljes időtartama alatti és a lezárását követő adminisztratív munka költségét.

Nyelvi felkészülés

Egyes projektek finanszíroznak nyelvtanfolyamokat is, ez is az előkészítés részének tekinthető.

Utazás

Ez a tétel minden programban megtalálható. Általánosságban kétféle utazási típust különböztetünk meg: a mobilitás helyszínére eljutást és a mobilitás alatti utazást. Próbáld ezeket elkülönítve kezelni, majd az elszámolással kapcsolatos előírásokat is ellenőrizd később. Fontos kiemelni, hogy a legtöbb program elvárja, hogy minél nagyobb költséghatékonysággal működj, úgyhogy érdemes több utazási lehetőséget belekalkulálni a tervbe.

Megélhetési költségek

A másik fontos költségvetési tétel a megélhetési kiadások. A két nagyobb kategória a lakhatási költségek és a napidíj (per diem). Esetenként a helyi közlekedés használatának költségei is a megélhetési kategóriában számolhatók el.

Hirdetés

Egyes mobilitási programokban elszámolhatóak a program hirdetésével, terjesztésével összefüggő kiadások, ezért érdemes egy jól átgondolt kommunikációs tervet is készíteni, és mind a program során, mind annak befejezését követően dokumentálni a program terjesztésével kapcsolatos teendőket.

Egyebek

Felmerülhetnek olyan kiadások, melyek az eddig tárgyaltak közül egyikbe sem illeszthetők bele. Ezeket nevezzük “egyébnek”. Tipikus egyéb költségek a különböző kurzusok díjai, múzeumi belépődíjak, konferencia regisztrációs díjak.

Az eddigiek a költségvetést meglehetősen nagy általánosságban ismertették. A következő feladatban lehetőséged lesz egy Európán kívüli térségből származó mobilitási programon keresztül megismerni a költségvetési terv szerkezetét, mely segíteni fog saját költségvetésed elkészítésében.

1. feladat – Ausztrál mobilitási útmutató

  1. Nyisd meg az 1. számú mellékletet: Az ausztrál mobilitási útmutató
  2. Nézd át a 9. fejezetben lévő költségvetést az útmutató 48. oldalán!
  3. Keresd meg azokat a tételeket, melyeket ebben a fejezetben korábban már megismertél!
  4. Tervezd meg projekttervedben saját tételeid rendszerét!

Oszd meg ötleteid mentoroddal a blogodon!

Kész

A legtöbb programnak egyedileg kialakított szabályai vannak.

3. Költségkeretek, határok

Ebben a rövid alegységben költségkeretekről fogunk beszélni, melyek a költségvetés tervezésekor felmerülnek. Ilyen keretek normatív támogatási formák esetén gyakoriak (per fő, óra, nap, hét, utazás) és kijelölik a maximálisan költhető keretet:

Ahogyan azt korábban is megtanultuk, számos egyéb szabályzást ellenőrizni kell, mielőtt a költségvetést véglegesítjük. Ezek lehetnek a valutára, adókra, illetve az előirányzott kiadásokra vonatkozó szabályozások (ilyen előirányzott kiadás például azon kiadások összessége, melyek már a mobilitási megállapodás aláírása előtt felmerülnek).

Nézzünk példaképp egy tipikus, nem Európai Uniós kutatási projektet:

2. Feladat – Egy norvég kutatási projekt sémája

  1. Nyisd meg a Norvég Kutatótanács weboldalát és nézzük meg mintaként a költségvetési szabályaikat:
  2. Vizsgáld meg a költségkeret felső határát és hasonlítsd össze az általunk mutatott listával!

Legfeljebb 15 percet tölts ezzel a feladattal.

Kész

Oszd meg észrevételeidet, és ha vannak, kérdéseidet saját blogodon!

A költségvetési terv elkészítésének utolsó lépése pedig a mobilitási projekted költségvetéséhez kapcsolódó sablonok és pénzügyi szabályok letöltése.

4. Sablonok és bizonylatok

Noha ez a modul a tervezést általánosságban írja le, ideje megkeresni és letölteni minden szóba jöhető dokumentumot, ami a pályázati szakaszban kellhet. Ez egy szabadon választható egység, ha úgy gondolod, hogy túl korai még ezzel foglalkoznod, vagy ha általánosabb jellegű költségvetést készítesz.

3. Feladat  – A sablonok és igazolások összegyűjtése

  1. Nézd meg, milyen ösztöndíj típusokat vettünk sorra a 3-as egység 3. Tevékenységében és töltsd le az oldalon található minden útmutatót és sablont! ( Az egyik leggyakrabban használt útmutató az Erasmus plus programé )
  2. A legfontosabb, legpontosabb és a számodra leginkább hasznos útmutatókat, sablonokat válaszd.
  3. Beszéld meg mentoroddal és partnereiddel a talált dokumentumokat.

Legfeljebb 15 percet tölts ezzel a feladattal.

Kész

Hozzákezdhetsz a kalkuláció elkészítéséhez.

5. Táblázat szerkezet és tételek

Az első feladat egy költségvetési táblázat megtervezése és tételeinek összeállítása lesz, egyelőre konkrét számok nélkül. Napjainkban a legtöbb kalkuláció táblázatkezelő program segítségével történik, mint például a Microsoft Excel, vagy olyan online működő szolgáltatások, mint a Google docs, melyet meg is tudsz osztani közvetlenül kollégáiddal. (lásd a 2. modul 7-es egysége ***ide kérek egy linket a IKT 7. leckére***). Tulajdonképpen bármilyen jól összeállított táblázat bármely szövegszerkesztő programban megfelelő. Ha táblázatkezelőt választasz, be tudod a különböző funkcióit állítani úgy, hogy automatikusan összeadja az összes költségvetési tételt.

4. Feladat – Saját költségvetési sablonod elkészítése.

  1. Válaszd ki a költségvetési tervedhez leginkább passzoló eszközt: szövegszerkesztő, excel, hagyományos vagy on-line.
  2. Számold össze, hány oszlopod lesz a cellatípusok alapján: például tételek, határidők, személyek, napok, egységnyi költség, ÁFA, jegyzetek.
  3. Próbáld megbecsülni a szükséges sorok számát az egyes tételek alapján.
  4. Határozd meg a pénznemet. (Akárhogyan is döntesz, a táblázatkezelők segítségével bármikor egyszerűen megváltoztathatod a pénznemet pusztán néhány kattintással).

Legfeljebb 10 percet tölts ezzel a feladattal.

Kész

6. Költség egységek

Itt minden lehetséges költséget megismerhetsz részletesen.

5. Feladat – A költségek összegyűjtése.

  1. Határozd meg az egyes kiadási típusokhoz rendelhető költségegységeket, mint például utazási, lakhatási, fenntartási, alkalmazotti költség egységek
  2. Minden költségtípus esetében számos lehetőség közül választhatsz. Érdemes egy viszonylag reális, az átlagnál némileg magasabb árral számolni: nem a legolcsóbbal, de megfizethető árú, elegendő szolgáltatást nyújtóval a lakhatás és az utazás esetében.
  3. Ha már letöltöttél néhány útmutatót, keresd meg bennük a költségegységek szokványos költséghatárait.

Erre a feladatra legfeljebb 15 percet szánj.

Kész

7. A költségvetés első változata

Ahhoz, hogy végül megkapd a szükséges költségvetési adatokat táblázatodból, meg kell határoznod a mobilitási programod legfőbb jellemzőit, például:

6. Feladat  – A számok és a költségek megtervezése

  1. Gondold ki a mobilitási programod időtartamát (napokban vagy hónapokban).
  2. Becsüld meg a mobilitásban résztvevők létszámát.
  3. Vedd végig a szükséges utazások, szálláson töltött éjszakák számát, és más egyéb munkaszervezési lépéseket.
  4. Gondolj egyéb járulékos költségekre is!
  5. Jegyezz fel minden számot a táblázatodba (ha szövegszerkesztőt használsz, végezd el a számításokat)
  6. Értékeld ki kalkulációdat.

Legfeljebb 15 percet tölts ezzel a feladattal, később még úgyis lesz alkalmad módosítani.

Kész

Kedves Barátom!

Remélem, hogy az egység végére érve sikerült projekt költségvetésedet elkészítened. A következő már az utolsó egység a modulban, melyben összeállíthatod pályázatodat, majd elküldöd tutorodnak.